Moodleのストレージ容量を削減！サイト管理者のための実践ガイド～第4回：これ以上増やさないための設計～

ここまで、バックアップ・ゴミ箱・プライベートファイルなど「すでに溜まった容量」の整理方法を中心に解説してきました。

しかし、ストレージ管理で最も重要なのは「これ以上増やさない仕組み」を整えることです。

第4回では、以下のような長期的に安定したMoodle運用を支える「予防策」についてご紹介します

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ファイルアップロードサイズの制限

サイト全体の最大アップロードサイズ

ここで設定した値が、サイト全体の上限になります。
組織の用途に応じて適切な上限を設定しましょう。

• 例：50MB、20MB、10MBなど
• 無制限や極端に大きな値（例：500MB以上）は避けましょう

「どのくらいのサイズが適切？」と迷ったら、まずは50MBから始めて、教師からの要望に応じて調整するのが良いでしょう。

コースごとの最大アップロードサイズ

コースの設定画面で、コースごとにも最大アップロードサイズを制限できます。
サイト全体の設定よりも小さい値を設定することも可能です。

教師に説明して、コースの性質に応じて調整してもらいましょう。
例えば、テキスト中心のコースなら10MB、動画を扱うコースなら50MBといった具合です。

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2. ファイルの重複を防ぐ：プライベートファイルを活用する場合

前回の記事では、容量やセキュリティの理由からプライベートファイルの無効化も選択肢の1つとしてご紹介しました。

しかし、プライベートファイルを有効にして運用する場合は、適切な運用ルールを定めることで、ストレージ容量の効率化に大きく貢献できます。

同じファイルを複数のコースで使用する際、それぞれのコースにアップロードすると容量が無駄になります。
プライベートファイルからのリンク機能を活用すれば、1つのファイルを複数コースで共有でき、容量を大幅に削減できます。

重要： この方法は、プライベートファイルを有効にしている組織向けの内容です。無効化している場合は、本セクションの最後にある「代替案」をご参照ください。

プライベートファイルからのリンク活用

同じファイルを複数のコースで使用する場合、それぞれのコースにアップロードすると容量が無駄になります。

非効率な例：
- 同じPDF資料（5MB）を4つのコースにそれぞれアップロード
- 結果：5MB × 4コース = 20MBの容量消費
- 更新時：4つのコース全てで差し替え作業が必要

効率的な方法：
- 1つのファイル（5MB）をプライベートファイルにアップロードし、4つのコースからリンク
- 結果：5MB × 1箇所 = 5MBの容量消費
- 更新時：プライベートファイルの1箇所だけで全コースに反映

操作方法

1. ダッシュボードまたは右上のユーザーメニューから「プライベートファイル」をクリック
2. 「ファイルを追加」ボタンをクリック
3. ファイル
4. 保存

コース内

1. コース1を開き、「編集モードをオンにする」
2. ファイルを表示したいセクションで「活動またはリソースを追加する」をクリック
3. 「ファイル」を選択
4. 名前を入力（例：「資料」）
5. 「ファイルを選択」エリアで、ファイルピッカーを開く
6. 左側のリポジトリ一覧から「プライベートファイル」を選択
7. アップロード済みの「資料」を見つけてクリック
8. 重要：「エイリアス/ショートカットを作成する」にチェックを入れる
9. 「このファイルを選択する」をクリック
10. 設定を保存してコースに戻る

更新時の作業（ここが重要！）

シラバスを更新する必要が出てきたとき

1. プライベートファイルにアクセス
2. 古い「資料.docx」を削除
3. 新しいバージョンの「資料.docx」を同じファイル名でアップロード
4. 完了！ 4つのコース全てで自動的に新しいバージョンが表示される

ポイント：

• ファイル名を同じにすることが重要です
• プライベートファイルで1回操作するだけで、リンクしている全てのコースに反映されます
• 各コースで個別に更新作業をする必要はありません

この方法により、1つのファイルを複数コースで共有でき、ストレージ容量を節約できます。

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3. 運用ルールの明確化

技術的な制限だけでなく、教師や学生に向けた運用ルールを整備することも重要です。

教師向けガイドラインの作成

以下のような内容を含むガイドラインを作成し、教師と共有しましょう：

• アップロードサイズの上限：「1ファイルあたり○MB以内」
• ファイル形式の推奨：「資料はPDFで」
• 重複防止のルール：「同じファイルを複数コースで使う場合はプライベートファイルから」
• 定期的な見直し：「学期終了時に不要なファイルを削除」

プライベートファイルの運用ルールを定める（有効化している場合）

プライベートファイルを有効にしている組織では、以下のような運用ルールを定めることをおすすめします。

容量制限の設定

前回ご紹介したように、ユーザーごとのプライベートファイルの容量上限を設定しましょう。

設定場所：
管理 > セキュリティ > サイトセキュリティ設定 > プライベートファイルスペース

推奨設定例：

• 学生：10MB～50MB
• 教師：50MB～100MB
• 管理者：100MB～200MB

利用目的の明確化

プライベートファイルの利用目的を明確にし、教師に周知しましょう：

推奨される使い方：

• 複数コースで共有する教材ファイル
• コース間で再利用する資料
• 定期的に更新が必要な共通ファイル（シラバス、評価基準表など）

推奨されない使い方：

• 個人的なファイルの保管場所として使用
• 大容量の動画ファイルの保存
• バックアップファイルの長期保管

定期的な確認と整理

教師への依頼事項：

• 学期末にプライベートファイルを見直し、不要なファイルを削除
• 使用していないファイルは削除
• 大容量ファイルは外部サービスへの移行を検討

管理者の確認作業：

• 第1回でご紹介したカスタムレポートで、プライベートファイルの使用量が多いユーザーを定期的にチェック
• 容量超過や不適切な使用が見られる場合は個別に連絡

プライベートファイル運用の判断基準

組織として、プライベートファイルを「有効にする」か「無効にする」かは、以下の点を考慮して判断してください：

有効にする場合の条件：

• 適切な容量制限を設定できる
• 定期的な監視・管理体制がある
• 教師向けの運用ルールを整備できる
• ファイル共有による容量削減効果が見込める

無効にする方が良い場合：

• 容量逼迫が深刻で、すぐに削減が必要
• 管理リソースが限られている
• セキュリティポリシーで個人ファイル保存が禁止されている
• 外部リポジトリ（Google Driveなど）の利用が可能

前回の記事も参考にしながら、組織の状況に最適な判断をしてください。

定期的なストレージチェックの習慣化

以下のような定期チェックを運用ルールに組み込みましょう：

• 月次チェック： 全体のストレージ使用状況を確認
• 学期末チェック： 大容量ファイルのユーザーに連絡
• 年次チェック： 古いコースやバックアップの整理

第1回でご紹介したカスタムレポートを活用すれば、これらのチェックを効率的に実施できます。

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補足：プライベートファイルを無効化している場合の代替案

前回の記事でご紹介したように、容量やセキュリティの理由からプライベートファイルを無効化する選択をした組織もあると思います。

その場合でも、ファイルの重複を防ぐ方法はあります。以下の代替方法をご検討ください：

代替方法1：サーバファイルを使用

1. メインとなるコース1つを選び、そこにファイルをアップロード
2. 他のコースから、そのファイルにリンクを作成
3. ファイルピッカーで「サーバファイル」リポジトリを選択
4. コース1のファイルを選択し、「エイリアス/ショートカットを作成する」にチェック

注意： この方法では、メインとなるコースを削除するとリンクが切れてしまいます。

代替方法2：組織で許可されている外部リポジトリを使用

組織で以下のような外部リポジトリの使用が許可されている場合：

• Google Drive
• OneDrive
• Nextcloud

これらのリポジトリからリンクを作成することも可能です。

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ポイント

• 容量削減よりも「増やさない設計」が長期運用の鍵
• アップロード制限は「適切な低さ」を保つ
• プライベートファイルを有効にする場合は、適切な運用ルールを定める
• プライベートファイルからのリンクで重複を防ぐ（有効化している場合）
• 「エイリアス/ショートカットを作成する」を必ず選択
• 外部サービスの活用で大容量ファイルを削減
• 教師との協力体制が成功のカギ

次回は最終回として、古いコースの整理や問題バンクの最適化、定期メンテナンス運用についてご紹介します。